El patrocinador debe definir los documentos electrónicos, asegurando la trazabilidad, responsables y seguridad. De acuerdo a lo estipulado por BPC y lineamientos internacionales, el ISP no cuenta con un método preferido para el archivo de documentos, y tampoco posee una lista de documentos que admite en formato electrónico. De todos modos, cada uno de los documentos descritos, de consulta y fuente, deben ser manejados en conformidad con procedimientos que aseguren que se han archivado apropiadamente, por personas habilitadas para esa tarea, y que todas las versiones de los documentos son fácilmente rastreables. El sistema, además debe tener la capacidad de ser auditado, para un correcto seguimiento de las revisiones realizadas, la identidad de quien realice cambios y los motivos y fechas de tales cambios. Si los datos se almacenaran de forma electrónica en un sitio remoto, tal como un centro de almacenamiento de datos, o una nube electrónica, o directo como un dispositivo de almacenamiento masivo (pendrive, cd, etc) se debe comprobar que la información es manejada de acuerdo a protocolos que garanticen la seguridad y confidencialidad, con énfasis en todos los que cuentan con acceso. Justamente por esas complicaciones, es que el ISP recomienda que el mayor número posible de documentos se encuentre en forma física en el centro de investigación. (Última actualización 12-03-2021)
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